# Dokumentenherkunft und Authentifizierungsverfahren

GSQA-EVD-006 · 2.0 · 2026-10-19

## 1. Herkunftsdaten

Je Dokument Titel, Aussteller, Land/Gebiet, Rechtsnatur, Originalsprache, Nummer und Version erfassen. Berichtsherkunft, Markenherkunft und Zielmarkt getrennt eintragen.

## 2. Amtliche Stellen und Quellen

HCCH-Anwendungsverhältnis, zuständige Stelle und tatsächliche Verfahren mit Link und Datum prüfen. Dokumentensprache bestimmt nicht automatisch die Behörde eines Landes.

## 3. Dokumente aus mehreren Gebieten

Für Bericht, Übersetzung und notarielle Urkunde aus verschiedenen Orten jedes Verfahren prüfen und danach verknüpfen. Überprüfbare elektronische Angaben erhalten. Ein nicht aufrufbares QR-Bild gilt nicht als geprüft.

## 4. Tatsächliche Herkunft angeben

Ort und Natur von Bericht, Übersetzung und notarieller Urkunde getrennt erklären; Originalsprache wählen. Die Checkliste strukturiert Verfahrensfragen und ersetzt nicht die tatsächlichen Anforderungen des Ausstellers.

## 5. Amtliche Regeln vor Beantragung prüfen

Mit HCCH-Statustabelle und Behördenverzeichnis Anwendbarkeit und Zuständigkeit klären. Bei Nichtanwendbarkeit oder Sonderannahmebedingungen tatsächliches Verfahren vor Bearbeitung bestätigen.

## 6. Zuordnung und Nachweise erhalten

Original, Übersetzung, notarielle Urkunde, Authentifizierung und amtlichen Prüfzugang mit Berichtsnummer/-version verknüpfen. Nach Erhalt Anlagen, Unterschriften und Nummern nochmals prüfen, damit nicht ein anderes Antragsdokument beglaubigt wird.

## 7. Aufzeichnungen, Bearbeitung und Berichtigung

Antrags-/Fallnummer, konkretes Produkt und Markt, angewandte Version, Dokumente und Seiten, Verantwortliche, wichtige Daten, Gründe und förmliche Mitteilungen aufbewahren. Personen- und Geschäftsgeheimnisse zugriffsgesteuert behandeln. Fragen können über Berichtigung, Beschwerde oder Überprüfung durch Berechtigte vorgebracht werden. Einreichung allein ändert keine Entscheidung oder Lizenz. Förmliche Mitteilung und aktueller Eintrag sind maßgeblich.

## 8. Inkrafttreten und Versionen

Version 2.0 wurde am 19. Oktober 2026 veröffentlicht und wirksam; sie gilt für danach förmlich eingereichte Angelegenheiten. Ursprünglichen Stand und Regeln bestehender Anträge erhalten. Wesentliche Änderungen gesondert mitteilen und Übergänge anwenden; historischen Entscheidungen keine neuen Bedingungen rückwirkend hinzufügen. Web- und Downloadtext müssen übereinstimmen. Ersetzte Fassungen kennzeichnen; Namens-/Textkorrekturen von sachlichen Änderungen trennen.