قواعد سرية وثائق الفحص والوصول إليها
GSQA-DAT-002
تصنيف الملفات
تُصنّف الأصول الكاملة والترجمات والتصديقات والتفويضات والمقتطفات العامة والآراء الداخلية والقرارات بحسب المصدر والإصدار والملف. استخدامها للمراجعة لا يجيز نشرها. وللأصل الخاص والنسخة العامة نطاقا وصول مختلفان. لا يغني اسم الملف أو رابطه عن التصنيف والصلاحيات.
الرفع والتخزين
يرتبط التأكيد بالملف المخزن فعلاً وبصمته وحساب مالكه والمسألة. ويحفظ التقديم الرسمي لقطته، ولا تكتب المسودات اللاحقة فوقه. يُفحص الوصول الخاص بحسب الهوية وصلاحية الملف، لا بمجرد معرفة رابط أو معرّف. وتُعالج الملفات غير المقروءة أو المرتبطة خطأ أو الناقصة بوصفها مسائل محددة.
وصول الموظفين
يكون الوصول بحسب مهام الاستلام والمراجعة والقرار وإعادة النظر والنشر. لا يشارك صاحب مصلحة ذات صلة لم تُحسم، ولا تستمر الصلاحيات القديمة بعد انتهاء الدور أو المهمة. تُحفظ سجلات العمل الضرورية دون وضع التقارير الخاصة الكاملة أو كلمات المرور أو بيانات الدخول في سجلات عامة.
معالجة الحوادث
يُقيّد الوصول المعني أولاً وتُحفظ الأدلة عند الاشتباه بإفصاح أو إرسال خاطئ أو وصول غير مشروع، ثم تُفحص الملفات والأشخاص والنطاق والأثر. وقد تشمل الإجراءات التصحيح وتعديل الصلاحيات والتواصل والإشعارات القانونية. الإبلاغ لا يحسم المسؤولية، ولا ينبغي أن تعيد المعالجة توزيع مواد حساسة كاملة بلا ضرورة.
غرض المراجعة وإعادة الاستخدام
تخدم المواد غير العامة طلبها أو متابعتها أو النزاع أو غرضاً ضرورياً آخر موضحاً. السماح بالمراجعة لا يمنح حق بيع التقارير أو الدعاية غير المرتبطة أو الاستخدام الحر. ويحتاج الغرض الآخر أساسه القانوني وصلاحيته؛ فالحساب أو التقديم ليس ترخيصاً بلا حدود.
التحقق لدى المصدرين
يُتحقق من التقرير والتوقيع والمؤهلات والتصديق عبر قنوات قابلة للتحقق المستقل وبوقائع ضرورية. لا تُقدم إلا الملفات أو الحقول اللازمة للتعريف بالمسألة مع تسجيل الجهة والسؤال والجواب. لا يجيز ذلك توزيع الملف الكامل على غير المعنيين، ولا يكون اتصال يقدمه المتقدم دليل الأصالة الوحيد.
الأعضاء وتسليم الحساب
يتصرف الأعضاء ضمن الأدوار الممنوحة فقط؛ فالعضوية لا تثبت حقوقاً في العلامات أو التقارير أو النشر. تُعرض المغادرة أو انتهاء الوكالة أو اختراق الحساب أو خلاف التمثيل عبر مسار الحساب للتحقق من الصلاحية. يحتفظ التسليم بالتاريخ الضروري، ولا تعني مغادرة شخص أمراً بحذف كل الملفات.
إعداد النسخ العامة
تتبع النسخ GSQA-EVD-005 في الحقوق والنطاق، مع الحجب الضروري مع بقاء الأدلة الجوهرية. لا تصبح الآراء الداخلية أو سلاسل التصديق الكاملة أو الملاحق غير المأذونة عامة لمجرد رفعها معاً. ويرتبط الإعداد والترجمة والاستبدال بالإصدار والتأكيد الفعليين دون تجاوز ضوابط الأصل الخاص.
مقدمو الخدمة والحد الأدنى للوصول
قد يتطلب التشغيل أو التخزين أو الدعم الضروري جهات خدمة ضمن وظائفها وصلاحياتها. استخدام السحابة لا يجعل المواد عامة لكل الأطراف، والسرية لا تلغي المتطلبات القانونية. تتبع الجهات المستلمة والنقل سياسة الخصوصية والمتطلبات المنطبقة.
الاحتفاظ والسحب والحذف
لإغلاق الحساب وسحب الطلب وسحب إذن النشر وحذف البيانات آثار مختلفة. تتبع وثائق المتابعة والأدلة والنزاع أغراضها، ويُفحص الحذف أو إزالة التعريف وفق الطلب وأساسه. إزالة نسخة عامة لا تثبت حذف كل الملفات الخاصة والنسخ الاحتياطية، ولا يُعلن الحذف الكامل قبل تنفيذه.
مسائل السرية
تُحدد المسألة أو الملف والمشكلة ووقت اكتشافها والأدلة الضرورية عبر الخصوصية أو الشكاوى أو الحساب. لا تكشف بيانات دخول الغير أو أسرارهم الكاملة لإثبات المشكلة. تُفحص الصلاحيات والوقائع قبل شرح التدابير والنتائج القابلة للإفصاح؛ ويُعترض على القرار الرسمي بإعادة النظر بصورة منفصلة.