Reglas de Notarización y Apostilla
GSQA-EVD-004
Cadena de documentos aplicable
Identifique el original y la documentación en inglés, los pasos de notarización y autenticación según el idioma real del informe, la naturaleza legal, el lugar de emisión y la relación de recepción. Los informes, traducciones y documentos notariales pueden originarse en diferentes territorios y se verifican por separado. Cuando un informe privado requiera primero un instrumento notarial, siga el procedimiento de la jurisdicción emisora; un sello de laboratorio no convierte por sí mismo el informe en un documento público elegible para una Apostilla.
Cuando no se aplica la Convención
Verifique una ruta de autenticación de procedencia realmente permitida, que sea verificable de manera independiente y cumpla con los requisitos de aceptación. Nunca falsifique una Apostilla ni considere la no aplicación como una exención de verificación. Resuelva las dudas antes de otorgar un premio.
Límites de la autenticación
La autenticación de la procedencia no establece la exactitud técnica, la cualificación de la organización para la prueba o la conformidad del producto, y no reemplaza el acceso al mercado reglamentario. El informe, la traducción, el documento notarial, el número de autenticación y el alcance del anexo deben corresponder.
Identificar primero los documentos y lugares de emisión
Los informes, traducciones y documentos notariales pueden provenir de diferentes jurisdicciones. Registre cada lugar real de emisión, la naturaleza del documento, la relación de aceptación y el número correspondiente. No infiera estos a partir de la nacionalidad de la marca o la marca registrada de un laboratorio.
Cadena completa para informes que no estén en inglés
Un informe no en inglés requiere el original y una traducción completa al inglés, así como la notarización y autenticación aplicables. Identifique el objeto en cada etapa: original, traducción, firma, copia o instrumento notarial, incluidas las páginas y anexos. Después de la autenticación, vuelva a verificar el número del informe, la versión, la firma y el alcance de los anexos para que el material autenticado coincida con la solicitud.
Aplique la Convención de la Apostilla a la relación real.
Verifique el estado de la Convención, la relación aplicable, la autoridad competente y el tipo de documento. Donde no se aplique, verifique una ruta de autenticación realmente permitida que cumpla con los requisitos de aceptación. No invente una Apostilla ni renuncie automáticamente a la verificación de la fuente.
Separe la autenticación de la verificación técnica
Dentro de su alcance, una Apostilla autentica una firma, la capacidad del firmante o el origen de un sello. No establece la exactitud del informe, la conformidad de los resultados, la cualificación del laboratorio ni el acceso al mercado. Verifique la autenticación electrónica a través del canal oficial correspondiente.
Verificación oficial y discrepancias
Revise Apostillas y otras autenticaciones a través de la autoridad competente o su canal oficial de verificación electrónica, registrando el número, la fecha de emisión, el objeto y el resultado. Las imágenes QR, capturas de pantalla y la garantía de un agente no reemplazan la verificación. Las dudas sobre el alcance, el emisor o la numeración deben resolverse antes de un otorgamiento; la autenticación falsificada o la exención auto-declarada no es aceptable.
Autenticación y procedimiento de solicitud
Registrar la procedencia bajo GSQA-EVD-006, enlazar el material en inglés bajo GSQA-EVD-003 y revisar los resultados técnicos y las calificaciones por separado. Cuando la Convención no se aplique o la ruta no sea clara, establecer una ruta legal que cumpla con las condiciones de recepción. La recepción no establece la finalización. Los problemas de autenticación se verifican según las normas y registros reales de la autoridad emisora.