Règles de notarisation et d'apostille
GSQA-EVD-004
Chaîne de documents applicable
Identifier l’original et la documentation en anglais, les étapes de notarisation et d'authentification à partir de la langue réelle du rapport, de sa nature juridique, du lieu d'émission et de la relation de réception. Les rapports, traductions et documents notariaux peuvent provenir de territoires différents et sont vérifiés séparément. Lorsqu’un rapport privé nécessite d’abord un acte notarié, suivez la procédure de la juridiction émettrice ; un tampon de laboratoire ne transforme pas à lui seul le rapport en un acte public éligible à une apostille.
Lorsque la Convention ne s'applique pas
Vérifiez une voie d'authentification de provenance réellement permise qui soit vérifiable de manière indépendante et conforme aux exigences d'acceptation. Ne falsifiez jamais une apostille et ne considérez pas la non-application comme une exemption de vérification. Résolvez les questions avant qu'une attribution soit accordée.
Limites de l'authentification
L'authentification de la provenance n'établit pas la précision technique, la qualification de l'organisation pour le test ou la conformité du produit, et ne remplace pas l'accès légal au marché. Le rapport, la traduction, le document notarié, le numéro d'authentification et l'étendue de l'annexe doivent correspondre.
Identifier d'abord les documents et les lieux de délivrance
Les rapports, traductions et documents notariés peuvent provenir de juridictions différentes. Enregistrer chaque lieu de délivrance réel, la nature du document, la relation d'acceptation et le numéro correspondant. Ne pas les déduire de la nationalité de la marque ou de la marque d'un laboratoire.
Chaîne complète pour les rapports non anglophones
Un rapport non anglais nécessite son original, une traduction complète en anglais ainsi que la notarisation et l'authentification applicables. Identifiez l'objet à chaque étape : original, traduction, signature, copie ou acte notarié, y compris les pages et annexes. Après l'authentification, reverifiez le numéro du rapport, la version, la signature et l'étendue des annexes afin que le matériel authentifié corresponde à la demande.
Appliquer la Convention Apostille à la relation réelle
Vérifiez le statut de la Convention, la relation applicable, l'autorité compétente et le type de document. Lorsqu'elle ne s'applique pas, vérifiez une voie d'authentification effectivement permise respectant les exigences d'acceptation. Ne pas inventer d'Apostille ni renoncer automatiquement à la vérification de la source.
Séparer l'authentification de la vérification technique
Dans son champ d'application, une Apostille authentifie une signature, la capacité du signataire ou l'origine d'un sceau. Elle n'établit pas l'exactitude du rapport, la conformité des résultats, la qualification du laboratoire ou l'accès au marché. Vérifiez l'authentification électronique via le canal officiel réel.
Vérification officielle et divergences
Vérifiez les Apostilles et autres authentifications auprès de l'autorité compétente ou de son canal officiel de vérification électronique, en enregistrant le numéro, la date de délivrance, l'objet et le résultat. Les images QR, captures d'écran et assurances d'un agent ne remplacent pas la vérification. Les doutes concernant le champ d'application, l'émetteur ou la numérotation doivent être résolus avant l'attribution ; l'authentification falsifiée ou l'exemption auto-déclarée n'est pas acceptable.
Procédure d'authentification et de demande
Enregistrez la provenance selon GSQA-EVD-006, liez le matériel en anglais selon GSQA-EVD-003 et examinez séparément les résultats techniques et les qualifications. Lorsque la Convention ne s'applique pas ou que la procédure est incertaine, établissez une voie légale répondant aux conditions de réception. La réception n'établit pas l'achèvement. Les problèmes d'authentification sont vérifiés par rapport aux règles et aux registres réels de l'autorité émettrice.