Regeln zur notariellen Beglaubigung und Apostille
GSQA-EVD-004
Anwendbare Dokumentenkette
Ermitteln Sie das Original und die englischsprachigen Unterlagen, die Notarisierungs- und Authentifizierungsschritte anhand der tatsächlichen Sprache, der rechtlichen Natur, des Ausstellungsortes und der empfangenden Beziehung des Berichts. Berichte, Übersetzungen und notarielle Dokumente können aus verschiedenen Regionen stammen und werden separat überprüft. Wenn ein privater Bericht zunächst ein notarielles Dokument erfordert, befolgen Sie das Verfahren der ausstellenden Gerichtsbarkeit; ein Laborstempel macht den Bericht nicht von sich aus zu einer öffentlichen Urkunde, das für eine Apostille in Frage kommt.
Wo die Konvention nicht gilt
Überprüfen Sie einen tatsächlich zulässigen Herkunfts-Authentifizierungsweg, der unabhängig überprüfbar ist und die Annahmeanforderungen erfüllt. Fälschen Sie niemals eine Apostille oder behandeln Sie die Nichtanwendung nicht als Befreiung von der Überprüfung. Klären Sie Fragen, bevor eine Auszeichnung vergeben wird.
Grenzen der Authentifizierung
Die Authentifizierung der Herkunft stellt keine technische Genauigkeit, die Qualifikation der Organisation für den Test oder Produktkonformität fest und ersetzt keinen gesetzlichen Marktzugang. Bericht, Übersetzung, notarielle Urkunde, Authentifizierungsnummer und Umfang der Anlagen müssen übereinstimmen.
Dokumente und Ausstellungsorte zuerst identifizieren
Berichte, Übersetzungen und notarielle Urkunden können aus verschiedenen Rechtsordnungen stammen. Erfassen Sie jeden tatsächlichen Ausstellungsort, die Art des Dokuments, die Annahmebeziehung und die entsprechende Nummer. Leiten Sie diese nicht aus der Nationalität der Marke oder dem Warenzeichen eines Labors ab.
Vollständige Kette für nicht-englische Berichte
Ein nicht-englischer Bericht erfordert das Original, eine vollständige englische Übersetzung sowie die jeweils geltende notarielle Beglaubigung und Authentifizierung. Identifizieren Sie das Objekt in jeder Phase: Original, Übersetzung, Unterschrift, Kopie oder notarielle Urkunde, einschließlich Seiten und Anhänge. Nach der Authentifizierung überprüfen Sie erneut die Berichtsnummer, Version, Unterschrift und den Umfang der Anhänge, damit das authentifizierte Material mit dem Antrag übereinstimmt.
Wenden Sie das Haager Apostille-Übereinkommen auf das tatsächliche Verhältnis an
Überprüfen Sie den Status des Übereinkommens, das anwendbare Verhältnis, die zuständige Behörde und die Dokumentenart. Wenn es nicht anwendbar ist, prüfen Sie einen tatsächlich zulässigen Authentifizierungsweg, der die Akzeptanzanforderungen erfüllt. Erfinden Sie keine Apostille und verzichten Sie nicht automatisch auf die Quellenprüfung.
Trennen Sie die Authentifizierung von der technischen Überprüfung
Innerhalb ihres Geltungsbereichs beglaubigt eine Apostille eine Unterschrift, die Handlungsbefugnis des Unterzeichners oder die Herkunft eines Siegels. Sie stellt nicht die Genauigkeit eines Berichts, bestandene Prüfungen, die Qualifikation eines Labors oder den Marktzugang fest. Überprüfen Sie die elektronische Authentifizierung über den tatsächlichen offiziellen Kanal.
Offizielle Überprüfung und Abweichungen
Überprüfen Sie Apostillen und andere Beglaubigungen über die zuständige Behörde oder deren offiziellen elektronischen Verifizierungskanal, wobei Nummer, Ausstellungsdatum, Gegenstand und Ergebnis zu erfassen sind. QR-Bilder, Screenshots und die Zusicherung eines Vertreters ersetzen keine Überprüfung. Zweifel am Geltungsbereich, Aussteller oder der Nummerierung müssen vor einer Vergabe geklärt werden; gefälschte Beglaubigungen oder selbst erklärte Ausnahmen sind nicht akzeptabel.
Beglaubigung und Antragsverfahren
Die Herkunft aufzeichnen gemäß GSQA-EVD-006, englisches Material gemäß GSQA-EVD-003 verlinken und technische Ergebnisse und Qualifikationen separat überprüfen. Wo die Konvention nicht gilt oder der Weg unklar ist, einen rechtmäßigen Weg einrichten, der die Bedingungen des Empfängers erfüllt. Der Empfang begründet keinen Abschluss. Authentifizierungsprobleme werden anhand der tatsächlichen Regeln und Aufzeichnungen der ausstellenden Behörde überprüft.