Dokumentenherkunft und Authentifizierungsverfahren
GSQA-EVD-006
Herkunftsangaben
Erfassen Sie für jeden Originalbericht, jede Übersetzung, jede notarielle Urkunde und jedes Beglaubigungsdokument dessen Namen, tatsächlichen Aussteller, Land oder Gebiet, rechtliche Natur, Sprache, Nummer, Version, Seiten und Anhänge. Markenherkunft, Herstellungsort, Zielmarkt und Ausstellungsort sind separat. Eine Auswahl eines anderen Landes muss den tatsächlichen Ort angeben und nicht lediglich einen „anderen“ Code.
Offizielle Behörden und Quellen
Überprüfen Sie die anwendbare HCCH-Konventionsbeziehung, zuständige Behörde und die tatsächlichen Verfahrensregeln und erfassen Sie Links und Daten. Die Dokumentensprache bestimmt nicht automatisch die Bearbeitungsbehörde eines Landes.
Dokumente aus mehreren Zuständigkeitsbereichen
Wenn Berichte, Übersetzungen und Beglaubigungen aus unterschiedlichen Quellen stammen, überprüfen Sie jedes Verfahren, bevor Sie die Dokumentenkette verknüpfen. Bewahren Sie überprüfbare elektronische Authentifizierungsinformationen auf. Ein unzugängliches QR-Code-Bild ist kein verifiziertes Beweismittel.
Geben Sie den tatsächlichen Ursprung an
Geben Sie den Ausstellungsort und die Art des Berichts, der Übersetzung und des notariellen Dokuments separat an, und wählen Sie die Originalsprache des Berichts aus. Diese Checkliste organisiert prozedurale Fragen; sie ersetzt nicht die tatsächlichen Anforderungen der ausstellenden Behörde.
Überprüfen Sie offizielle Vorschriften, bevor Sie diese anwenden
Verwenden Sie die HCCH-Statusliste und das Verzeichnis der zuständigen Behörden, um Anwendbarkeit und Zuständigkeit festzustellen. Wenn das Übereinkommen nicht gilt oder die Annahme besondere Bedingungen hat, bestätigen Sie das tatsächliche Verfahren, bevor Sie fortfahren.
Bewahren Sie Links und Verifizierungsnachweise auf
Originale, Übersetzungen, Notarisierung, Beglaubigung und offizielle Überprüfungsunterlagen mit jeder Berichtsnummer und Version verknüpfen. Nach Eingang Umfang der Anlagen, Unterschriften und Zahlen erneut prüfen, um zu vermeiden, dass ein anderes Dokument als die Antragsunterlagen beglaubigt wird.
Verfahrensprüfung und Verknüpfung der Dokumente
Originale, Übersetzungen, notarielle Urkunden, Beglaubigungsnummern und Prüfungsunterlagen mit dem Bericht verknüpfen. Eine Neuerstellung oder Überarbeitung erfordert die Prüfung, ob frühere Beglaubigungsformalitäten weiterhin dem neuen Inhalt entsprechen, wobei die Unterschiede beibehalten werden. Eine Provenienz-Checkliste identifiziert Probleme, entscheidet jedoch nicht für eine ausstellende Behörde. Zweifel klären, ohne den Ausstellungsort oder Dokumententyp falsch darzustellen.
Einreichung, Prüfung und weitere Verwendung
Reichen Sie abgeschlossene Dokumente und deren Links in den Schritten der Beweisführung ein. Im Prüfverfahren werden Herkunft und Umfang unabhängig überprüft. Die Authentifizierung entfernt nicht die Anforderungen an vollständiges Englisch, Authentizität, Qualifikation oder technischen Vergleich. Die Veröffentlichung folgt separat GSQA-EVD-005; eine vollständige Authentifizierungskette mit persönlichem Material ist kein standardmäßiger öffentlicher Anhang.