Origine du document et procédures d'authentification
GSQA-EVD-006
Détails de provenance
Pour chaque rapport original, traduction, acte notarié et document d'authentification, enregistrez son nom, l'émetteur réel, le pays ou territoire, la nature juridique, la langue, le numéro, la version, les pages et les annexes. L'origine de la marque, le lieu de fabrication, le marché cible et le lieu d'émission sont distincts. Une sélection d'autre pays doit identifier le lieu réel, et pas simplement un code « autre ».
Autorités et sources officielles
Vérifiez la relation applicable avec la Convention HCCH, l'autorité compétente et les règles procédurales réelles, en notant les liens et les dates. La langue du document ne détermine pas automatiquement l'autorité de traitement d'un pays.
Documents provenant de plusieurs juridictions
Lorsque les rapports, les traductions et la notarisation proviennent de lieux différents, vérifiez chaque procédure avant de lier la chaîne de documents. Conservez les informations de vérification électronique pouvant être authentifiées. Une image de QR-code inaccessible n’est pas une preuve vérifiée.
Indiquez l’origine réelle
Identifiez séparément le lieu d’émission et la nature du rapport, de la traduction et du document notarié, et sélectionnez la langue d’origine du rapport. Cette liste de contrôle organise les questions de procédure ; elle ne remplace pas les exigences réelles de l’autorité émettrice.
Vérifiez les règles officielles avant d’appliquer
Utilisez le tableau de statut HCCH et l’annuaire des autorités compétentes pour établir l’applicabilité et l’autorité. Lorsque la Convention ne s’applique pas ou que l’acceptation a des conditions spéciales, confirmez la procédure réelle avant de continuer.
Conservez les liens et preuves de vérification
Lier les originaux, les traductions, la notarisation, l'authentification et les entrées de vérification officielle à chaque numéro et version de rapport. Lors de la réception, vérifier à nouveau la portée des pièces jointes, les signatures et les numéros afin d'éviter d'authentifier un document différent de la preuve de la demande.
Vérification des procédures et liens entre les documents
Lier les originaux, les traductions, les instruments notariaux, les numéros d'authentification et les enregistrements de vérification au rapport. Une réédition ou une révision nécessite de vérifier si les formalités antérieures correspondent toujours au nouveau contenu, en conservant les différences. Une liste de vérification de provenance identifie les problèmes mais ne décide pas pour une autorité émettrice. Résoudre les doutes sans dénaturer le lieu d'émission ou le type de document.
Soumission, vérification et utilisation ultérieure
Soumettez les documents complétés et leurs liens dans les étapes de preuve du dossier. L’examen vérifie de manière indépendante la provenance et la portée. L'authentification ne supprime pas les exigences complètes en anglais, d'authenticité, de qualification ou de comparaison technique. La publication suit séparément GSQA-EVD-005 ; une chaîne d'authentification complète contenant du matériel personnel n'est pas une pièce jointe publique par défaut.